Privacy Policy

A TUTTI I CLIENTI e FORNITORI
Milano, 22 maggio 2018

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
La presente informativa è relativa al trattamento dei dati effettuato da Robilant Associati S.p.A., via Vigevano n°41, 20144 Milano, telefono 02.581901, email privacy@robilant.it fax 02.58190911 (di seguito “Titolare”), anche in conformità al Regolamento UE 2016/679 (di seguito “GDPR”).
Il Titolare, infatti, potrà trattare dati personali relativi a clienti e fornitori, agenti, consulenti, siano essi interessati e/o contraenti, come definiti dalla vigente normativa in tema di dati personali.

1. Identità e dati di contatto del titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Robilant Associati S.p.A. nella persona dell’amministratore delegato pro tempore.
Essendo il Titolare stabilito nel territorio italiano, non è stato nominato alcun rappresentante.

2. Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati
Il Titolare non ha provveduto a nominare un responsabile della protezione dei dati.

3. Dati di soggetti terzi
Qualora il cliente e/o il fornitore dovessero comunicare al Titolare dati personali di soggetti terzi, dei propri dipendenti e/o collaboratori, ai fini dell’esecuzione del contratto, il cliente e/o il fornitore dovrà rendere edotto il terzo di tale circostanza, nonché rendere al terzo la presente informativa.

4. Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento
I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

  • a) Per finalità contrattuali e/o connesse all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su sua specifica richiesta, nonché per adempiere ad eventuali obblighi legali connessi a tali finalità. In questo caso costituisce base giuridica la necessità di procedere al trattamento al fine dell’esecuzione del contratto e/o per la gestione di rapporti precontrattuali;
  • b) Per inviare comunicazioni di marketing diretto, newsletter, materiale pubblicitario, per mezzo di sistemi tradizionali di contatto e sistemi informatici automatizzati, ivi incluse comunicazioni commerciali o promozionali a mezzo email o SMS, ovvero per ricerche ed analisi di mercato. In questo caso costituisce base giuridica il consenso, espresso in conformità alla presente informativa;
  • c) Per finalità connesse a relativi obblighi di legge qualora sia stato effettuato un trattamento per le finalità di cui alla lettera a). Costituisce, in questo caso, base giuridica l’obbligo legale del Titolare di trattare tali dati personali in conformità alla normativa nazionale applicabile.

5. Modalità di espressione del consenso
Il consenso, ove richiesto, potrà essere espresso:

  • Mediante sottoscrizione di un documento informatizzato, anche mediante specifiche flagbox;
  • Mediante sottoscrizione di un documento cartaceo.

6. Modalità di trattamento e logica

  • In relazione ai dati personali trattati e conservati per le finalità di cui al punto a), numero 4 della presente informativa (finalità contrattuali e precontrattuali), punto c), numero 4 (finalità di legge), il trattamento avverrà mediante strumenti cartacei, logiche automatizzate ed utilizzo di software gestionali di tipo CRM che consentiranno di gestire al meglio l’adempimento delle obbligazioni contrattuali;
  • In relazione ai dati personali trattati per le finalità di cui al punto b) numero 4 della presente informativa (finalità di marketing) il trattamento sarà effettuato mediante software di invio automatizzato di informazioni commerciali;

7. Fonte da cui hanno origine i dati personali
Saranno trattati solo i dati forniti in conformità con la presente informativa, raccolti presso la nostra sede o mediante l’invio di email. In relazione al trattamento effettuato per finalità di messa a disposizione dei servizi personalizzati mediante profilazione, tali dati potranno essere posti in correlazione al fine di ricavare ulteriori informazioni profilate. Non saranno trattati dati personali provenienti da fonti accessibili al pubblico.

8. Destinatari e eventuali categorie di destinatari dei dati personali
Potranno essere destinatari dei dati personali:

  • Le società di comunicazioni che effettuano attività di comunicazione commerciale ed attività di profilazione per conto del Titolare, qualora sia stato espresso il relativo consenso, le quali rivestono la qualifica di responsabili per il trattamento;
  • Le società che offrono servizi della società dell’informazione (digital), ivi incluse, in particolare, quelle che offrono servizi di hosting;
  • Le società che effettuano indagini statistiche e di mercato, qualora sia stato espresso il relativo consenso;
  • Le società di revisione contabile;
  • Fiscalisti, Commercialisti e Consulenti legali e tributari

9. Categorie di dati
Saranno trattati dati personali. In nessun caso potranno essere trattati dati di appartenenti alle seguenti categorie (dati particolari, ad esempio idonei a rivelare lo stato di salute).

10. Trasferimento dei dati
Il Titolare ha intenzione di trasferire i dati personali a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale. Tali soggetti potrebbero essere rappresentati, a titolo esemplificativo, da:

  • Le società di comunicazioni che effettuano attività di comunicazione per conto del Titolare;
  • Provider di servizi della società della comunicazione;
  • Organizzazioni controllate e/o controllanti.

Il trasferimento di dati personali verso tali soggetti, qualora stabiliti in un Paese terzo o un’organizzazione internazionale, è effettuata in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, che ha verificato come il Paese terzo, il territorio o uno o più settori specifici all’interno del paese terzo, o l’organizzazione internazionale in questione garantiscono un livello di protezione adeguato dei diritti. In caso di assenza di tali decisioni il Titolare - o qualora questi lo ritenga comunque opportuno – si riserva di concludere specifici separati accordi che obblighino tali soggetti ad adottare adeguate misure di sicurezza, anche organizzative, volte ad offrire garanzie appropriate in merito ai
diritti. I dati potranno essere così trasferiti nei seguenti Paesi: Stati Uniti d’America. Per ottenere una copia di tali dati o il luogo dove sono stati resi disponibili è sufficiente inviare la relativa richiesta al Titolare, agli indirizzi in epigrafe.

11. Periodo di conservazione dei dati personali

  • I dati personali trattati e conservati per le finalità di cui al punto a) numero 4 della presente informativa (finalità contrattuali e precontrattuali) sono trattati per un periodo di tempo non superiore a 10 anni decorrenti dalla cessazione degli effetti del contratto, in caso di conclusione dello stesso, e, nel caso di mere trattative precontrattuali, per un periodo non superiore a 10 anni dalla cessazione delle trattative.
  • I dati personali trattati per le finalità di cui al punto b) numero 4 della presente informativa (finalità di marketing) sono trattati e conservati sino a quando non è richiesta dall’interessato la relativa cancellazione e/o la revoca.
  • I dati personali trattati e conservati per le finalità di cui al punto c) numero 4 (adempimento di obblighi di legge) sono trattati e conservati per un periodo non superiore a 10 anni decorrenti dalla cessazione degli effetti del contratto, in caso di conclusione dello stesso, e, nel caso di mere trattative precontrattuali, per un periodo non superiore a 10 anni dalla cessazione delle trattative, fatta salva, in ogni caso, differente norma di legge.

12. Facoltatività del consenso e conseguenze del mancato consenso

  • In relazione ai dati personali trattati e conservati per le finalità di cui al punto a) numero 4 della presente informativa (finalità contrattuali e precontrattuali) la comunicazione di dati personali è un obbligo di natura contrattuale e un requisito necessario per lo svolgimento delle trattative precontrattuali e per la conclusione del contratto. L’interessato ha la facoltà di fornire i dati personali; in caso di mancata comunicazione di tali dati, tuttavia, non sarà possibile concludere alcun contratto ovvero svolgere alcuna trattativa contrattuale;
  • In relazione ai dati personali trattati per le finalità di cui al punto b) numero 4 della presente informativa (finalità di marketing) la comunicazione di dati personali non è un obbligo di natura contrattuale. Vi è facoltà di fornire i dati personali; in caso di mancata comunicazione di tali dati, tuttavia, non sarà possibile effettuare alcuna attività di marketing;
  • In relazione ai dati personali trattati per le finalità di cui al punto c) numero 3 della presente informativa (obblighi di legge) la comunicazione di dati personali è un obbligo di legge. Vi è l’obbligo, in questo caso, di fornire i dati personali; in caso di mancata comunicazione di tali dati non sarà possibile concludere il contratto.

13. Diritto di opposizione
L’interessato, ha il diritto di opposizione nei termini che seguono:

  • Il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il Titolare si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  • Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, vi è il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che la riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto;
  • In caso di opposizione al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità. Si specifica come il diritto di opposizione dell’interessato al trattamento dei propri dati personali per le suddette finalità, potrà essere esercitato anche solo in parte, ossia opponendosi, ad esempio, al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati e/o digitali, ovvero all’invio di comunicazioni cartacee;
  • Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell’articolo 89, paragrafo 1 del GDPR, l’interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che la riguarda, salvo il caso in cui il trattamento sia necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblic

14. Altri diritti
Il Titolare intende informare altresì dell’esistenza dei seguenti diritti:

  • Diritto di accesso: l’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali ed a specifiche informazioni, in conformità all’art. 15 del GDPR;
  • Diritto di rettifica: l’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa, in conformità all’art. 16 del GDPR;
  • Diritto alla cancellazione dei dati, ivi incluso il diritto alla revoca del consenso: l’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare la cancellazione dei dati personali che la riguardano senza ingiustificato ritardo e il Titolare ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, o di revocare il proprio consenso, se sussistono i motivi definiti dall’art. 17 del GDPR. Per quanto concerne il diritto alla revoca, l’interessato ha altresì il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
  • Diritto di limitazione di trattamento: l’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento quando ricorrono le ipotesi definite dall’art. 18 del GDPR;
  • Diritto alla portabilità dei dati: l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che la riguardano forniti al Titolare ed ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare senza impedimenti da parte del Titolare nei casi ed alle condizioni specificate dall’art. 20 del GDPR;
  • Diritto di opposizione del contraente a comunicazioni commerciali: il contraente ha il diritto di opporsi in ogni momento, gratuitamente, al ricevimento di comunicazioni commerciali.

15. Esercizio dei diritti
Le istanze di esercizio dei diritti indicati nella presente informativa, ivi inclusi, in particolare, il diritto alla cancellazione ed il diritto alla revoca del consenso prestato dovranno essere indirizzate direttamente al Titolare all’indirizzo email privacy@robilant.it
In alternativa è possibile esercitare i propri diritti inviando relativa comunicazione mediante una raccomandata A/R all’indirizzo via Vigevano n°41, 20144 Milano.

16. Accessibilità della informativa
L’informativa è accessibile presso il Titolare. Se espressamente richiesto, le informazioni possono essere altresì fornite oralmente, purché sia comprovata l’identità del richiedente, mediante una richiesta telefonica rivolta agli indirizzi del Titolare